Existe um estudo publicado pela Revista Pequenas Empresas e Grandes Negócios que mostra que apenas 12% dos funcionários de empresas são altamente produtivos em suas tarefas. Esse relatório da Reclaim.ai analisou cerca de 2.000 profissionais com diferentes cargos. Entre as causas do problema estão estresse, excesso de trabalho e interrupções constantes
O relatório também apontou que apenas 53,3% do tempo é realmente gasto em trabalho produtivo. Vale destacar que este problema não é apenas entre a base, os próprios gerentes estão lutando nessa área, classificando sua capacidade de minimizar distrações e interrupções para sua equipe.
De acordo com o relatório, os funcionários enfrentam, em média, 31,6 interrupções por dia, 25,6 reuniões por semana e 1,96 horas por dia de trabalho improdutivo. Além disso, os gerentes classificam sua capacidade de defender sua equipe de interrupções e distrações em 5,3, em uma escala de 1 a 10. Somente 12,5% dos gerentes classificaram sua capacidade acima de 7.
Nos meus anos de gestão e atuando como pesquisador com foco em desenvolvimento de adultos, pela Universidade de Coimbra, observo que faltam alguns elementos que são essenciais para a produtividade de um time de vendas, por exemplo: metodologia, rotina, orientação, supervisão e suporte, e gestão da prioridade.
METODOLOGIA
Quanto tempo você leva para fazer uma tarefa? Depende! Uma mesma tarefa pode ser feita de diferentes formas por diferentes pessoas e concluída com diferentes resultados. O que fará com que ela seja otimizada e realizada com mais eficiência e produtividade? A metodologia!
Vejo muita gente se empenhando, mas sem desempenho! Porque não conhece métodos adequados. A minha dica para você leitor, é procurar a metodologia adequada e estabeleça um procedimento operacional padrão para cada tarefa, dessa forma, você consegue definir o estado da arte da sua operação e todos os colaboradores precisarão realizar de acordo com a diretriz do negócio.
ROTINA
Se existe metodologia, precisa existir padrão e rotina. Outra falha que vejo no mercado é as pessoas não respeitarem o processo por acharem chato, difícil ou apenas, pura resistência. Na gestão de vendas, crie um check list diário com tarefas, horários e o próprio POP como guia. Aconteça o que acontecer, tem que seguir a rotina.
ORIENTAÇÃO
Pessoas precisam ser guiadas e orientadas, um time que não tem direcionamento é um time perdido, solto.
Além de você ter um time motivado, é preciso treino e orientação. Cuidado com times motivados e sem metodologias, eles podem destruir a sua operação. Motivação sem competência é um risco para a sustentabilidade de qualquer negócio.
SUPERVISÃO E SUPORTE
Trouxe as três variáveis gerenciais da produtividade antes da supervisão, pois, não dá para supervisionar algo com clareza sem sinalizar o processo. Um negócio é feito por pessoas capacitadas e processos claros, mas, é essencial acompanhamento e até para isso, também tem metodologias e ferramentas, como por exemplo, monitorias, checklist, auditoria, cliente oculto.
Implemente uma rotina de acompanhamento.
Outro ponto fundamental também, é que para além da supervisão, é essencial dar o suporte, ou seja, estar junto, ensinar, explicar várias vezes algum procedimento. Líder precisa ser educador.
GESTÃO DA PRIORIDADE
Outro dia ouvi uma frase do José Salib Neto onde ele dizia que o urgente mata o planejamento. Produtividade tem relação com acabativa e se toda hora você for interrompido por algo, ficará difícil concluir algo com qualidade.
Uma ferramenta que sempre indico para gestores em minhas aulas e mentoria é a matriz de priorização.
Essa ferramenta normalmente se apresenta em forma de tabela, gráfico ou quadrante, mas não é uma regra. Uma das vantagens da utilização da matriz de priorização de projetos é justamente a sua personalização de acordo com a forma que você prefere visualizar informações.
É importante identificar com clareza e de forma ordenada quais tarefas devem ser executadas e quais funcionários estão disponíveis, isso ajuda a melhorar a agilidade para tomar decisões, dá clareza em quais são as prioridades e aumenta o foco em projetos estratégicos, tirando o foco de projetos que não valem a pena.
Como definir prioridade:
1 – Faça uma lista das prioridades
2 – Defina os critérios de seleção
3 – Atribua uma pontuação para cada critério
4 – Elabore uma tabela com as informações
5 – Monte o ranking das demandas
Nesta matriz, são considerados dois critérios na priorização de projetos que devem receber uma pontuação de 1 a 4. Cada quadrante possui uma ação diferente:
Fazer agora: projetos que devem ser executados imediatamente;
Programar para fazer: projetos que são importantes, mas precisam de um pouco mais de planejamento para serem realizados.
Delegar ou fazer quando der: projetos que valem a pena ser feitos, mas ainda não existe um grande compromisso com o prazo.
Ignorar: projetos que não vale a pena gastar energia com eles.
Essas diretrizes ajudam ativamente na produtividade do gestor e do time. Para ser produtivo não basta esforço, é fundamental técnicas de gestão. Pense nisso!
Fernando Coelho
Selecionado pela Metricx como um dos melhores autores brasileiros na área de Experiência do Cliente. Autor dos Livros CX Descomplicado, Fidelizando o Cliente na prática e mais 4 obras. Doutorando em Gamificação pela Universidade de Coimbra. Professor de negócios na ESPM Rio e Instituto Navigare, Gestor de Marketing no Grupo Terra Zoo e Mentor e Treinador de Negócios como Mercedes Benz, Boticário, Grand Cru, Hotel Blue Tree e outras marcas.